キャンペーン運営の内製・外注を比較！コスト19％削減事例

—社内で対応すれば、余計なコストはかからない—

事務局運営の場合は必ずしもそうとは限りません。

キャンペーンの企画や運営を社内で行えば、外注費を抑えられるだけでなく、自社のノウハウを蓄積できるというメリットもあります。
そのため、これまで社内で運営してきた企業では、「今後も内製で対応する」という判断になるケースも少なくありません。

しかし、キャンペーン運営を内製化したからといって、必ずしも運営コスト全体が下がるとは限りません。

本記事では、キャンペーン運営において内製化した場合にかかる「見えないコスト」について説明します。そのうえで目に見える外注費だけではなく、社内での人件費や管理工数、繁忙期対応、トラブル対応にいたるまでの運用コストを加味して、どの業務を社内で担い、どの業務を外注化するとコスト削減につながりやすいのかを解説します。

 

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キャンペーン運営コストが高くなる主な原因

キャンペーン運営にかかるコストを考えるとき、まず目につくのが外注費やシステム利用料などの「目に見えるコスト」です。

一方で、社内で運営する場合にも、人件費や業務の管理・調整にかかる時間、繁忙期の追加対応などが発生しています。いわゆる「目に見えないコスト」と呼ばれるものです。

ここではなぜこの「見えないコスト」が膨らみやすいのかを整理します。

 

「社内対応だから無料」という思い込み

社内で問い合わせ受付や景品発送などのキャンペーン業務を対応していると、「外注費が発生しない＝コストがかかっていない」と捉えられがちです。しかし実際には、その作業に費やした社員の時間も人件費というコストです。

さらに、キャンペーン運営では、受付・確認・承認・トラブル対応などの業務が一人の担当者だけで完結することはほとんどないかと思います。

運営担当者だけでなく、確認や承認を行う管理者、最終チェックを担う役職者など、複数の社員がそれぞれ時間を費やすこととなり、一人ひとりの負担は小さく見えても関係者全員の工数を合算すると、想定以上のコストになっているケースも少なくありません。

まずは「社員一人ひとりの時間もコストである」という前提に立つことが、正確な把握の第一歩です。

 

繁忙時の負荷が平均では捉えにくい

通常、キャンペーンの運営コストは年間を通じて均等に発生するわけではなく、キャンペーン期間中に集中して跳ね上がる傾向にあります。

応募が殺到する時期には、残業や派遣スタッフの追加手配が必要になったり、トラブルが発生した場合にはフォロー対応等が必要になり一時的に工数が急増したりすることがあります。

ところが、こうしたピーク時のコストを年間や月単位の平均でならして捉えると、繁忙期の負荷が薄まって見え、実態より小さく見積もってしまいがちです。コストを正しく把握するには、平均値ではなくピーク時にどれだけの工数が発生しているかを基準に見ることが重要です。

 

見落とされがちな機会損失

問い合わせ対応や応募データの確認などの日々の運営業務に追われるようになると、目の前の対応を優先しがちです。

その結果、企画立案や成果分析といった本来注力したい業務に割ける時間が少なくなり、次の施策を考えたり、実施したキャンペーンを振り返ったりする時間が後回しになってしまうケースが考えられます。

 

こうした時間は通常の人件費の中に含まれ、請求書などの支出として現れないため、キャンペーン運営にかかったコストとしても切り分けて把握しにくいものです。

しかし、次回施策の立案や改善に十分な時間をかけられなければ、長期的な成果にも影響する可能性があります。目に見える支出だけでなく、こうした機会損失まで含めて捉えることが、運営コストを正しく把握する出発点になります。

次章では、内製すべき業務と外注すべき業務の判断軸についてみていきましょう。

 

現在の業務量や運営体制を整理するところから一緒に考えてみませんか？

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内製すべき業務と外注すべき業務の使い分け

一般的に、業務量が安定しておりノウハウの蓄積が重要な業務は内製で対応されやすく、繁閑差が大きく定型化しやすい業務は外注化が選択肢になりやすい傾向があります。

何を社内に残し、何を外注化するかを考える際の判断軸を整理し、自社の運営体制を見直す際の一つの参考としてご紹介します。

 

内製化すべき業務

社内に残すべき業務は、自社の意思決定や戦略に直結する企画・判断業務です。具体的には以下のような業務が挙げられます。

　● キャンペーン企画：ブランド戦略や販売戦略と直結する
　● 施策内容・ターゲットの決定：自社の顧客や商品への理解を踏まえた判断が必要
　● 成果分析・次回施策の検討：実施結果を踏まえ、今後の施策につなげる判断が必要

これらは、自社の方針や判断を反映させることが重要な業務です。顧客の応募傾向や反応データの分析、改善仮説の立案といった業務まで外部に依存すると、社内にノウハウや判断材料が蓄積されにくくなります。その結果、将来の改善施策や戦略立案を自社で進めることが難しくなる可能性があります。

外注化する場合でも、最終的な方針決定や判断は社内で行うなど、業務の範囲を適切に切り分けて考えることが重要です。

 

外注化を検討しやすい業務

外注化を検討しやすいのは、手順を標準化しやすく、キャンペーンの実施期間や応募件数に応じて業務量が変動する実務業務です。具体的には、以下のような業務が挙げられます。

　● 応募受付・データ入力：応募情報の受付や登録など、一定の手順に沿って処理できる
　● 問い合わせ対応：よくある質問への回答など、マニュアルに沿って対応できる
　● 応募内容の確認・不備対応：応募条件のチェックや不備の確認など、ルールに基づいて処理できる
　● 景品発送：当選者情報の取りまとめや発送準備など、一定の手順で進められる

これらの業務は、あらかじめ手順や判断基準を整理することで、外注化しやすい領域です。

また、業務フローやチェック方法を標準化することで、担当者による対応のばらつきを抑え、入力漏れや確認ミスなどを防ぎやすくなることも期待できます。

さらに、応募件数などに応じて業務量が変動するため、繁忙期だけ外部の人員を活用するなど、必要なタイミングに合わせて体制を調整しやすい点も特徴です。

 

このように、内製と外注化にはそれぞれ適した業務があります。どちらか一方に統一するのではなく、自社のノウハウとして蓄積したい業務や、社内で判断すべき業務は内製し、定型的な実務や業務量の変動が大きい業務は外注化を検討するなど、業務の特性に応じて判断することが大切です。

 

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外注（BPO）活用で運営コスト約19％削減を見込んだモデルケース

ここでは、社内対応からBPO活用へ運営体制を切り替えた場合に、どのようにコスト削減につながるかを試算したモデルケースを紹介します。

今回ご紹介するモデルケースは実在企業の実績ではなく、当社の支援領域をもとに対象業務・条件を整理した試算例としてご覧ください。

■ペルソナ

● 発注元：消費財メーカーの販促部門
● 状況：SNSキャンペーンを年4回実施しており、事務局は社内にて対応。
● 業務内容
　【内製のまま残した業務】企画・ブランド判断
　【外注化した業務】運用業務全般（問い合わせ対応、抽選作業、当選リスト作成、賞品発送、応募データ管理）
● フェーズごとの問題点
　＜問合せ対応＞毎キャンペーン応募受付開始から数日間は問い合わせメールが急増するため、担当者2名が通常業務を後回しにして対応。
　＜抽選作業＞当選者リストを作成後、管理職が目視でダブルチェック。当選者が多いとかなりの時間を要していた。
　＜賞品発送＞住所不備による再送が発生した場合は、都度応募者への確認連絡と再発送手配が必要。

 

参考値：厚生労働省『賃金構造基本統計調査』

 

このモデルでポイントとなるのは、外注費が新たに25万円発生したにもかかわらず、それを上回る規模で社内人件費（総コスト）が圧縮されている点です。

担当者の作業時間や管理者の確認工数を削減できるほか、業務フローの標準化やチェック体制の整備により、対応品質の安定化や発送ミス・再送リスクの低減も期待できます。また、社内の対応工数を抑えることで、担当者が企画立案や成果分析といったコア業務に集中しやすくなる点も、見落とせない効果です。

 

御社の業務はどのくらいコスト削減が可能か試算いたします

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まとめ｜運営コストは内製と外注の使い分けで見直そう

キャンペーン運営にかかるコストを把握するには、外注費だけでなく、社内の作業時間や管理工数、トラブルや再対応にかかる負担まで含めて考えることが重要です。

企画や方針決定などの判断業務は社内で担い、応募受付やデータ管理などの実務はBPOを活用するなど、業務の特性に応じて役割を分担することで、社内の負担軽減や運営コストの最適化につながる可能性がありますので、まず現在の業務内容や作業工数を整理することから始めてみましょう。

国和システムでは、キャンペーン運営における業務内容や作業工数の整理から、外注が可能な業務範囲の検討、内製とBPOの最適な役割分担まで、状況に応じてご相談を承っております。

「内製とBPOのどちらが適しているのか判断が難しい」「どこにどれくらいの工数がかかっているのか把握できていない」「どの業務を外注できるのか分からない」といった場合も、お気軽にお問い合わせフォームよりご相談ください。

 

 

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