保有個人データ及び第三者提供記録に関する事項の周知について

株式会社国和システム（以下、「当社」という。）では、保有個人データの開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）の請求及び第三者提供記録の開示に関する請求について、以下の事項を周知致します。

• a) 事業者の名称
  • 株式会社国和システム
  • 東京都千代田区神田神保町3-12-3 神保町スリービル3F
  • 代表取締役社長　玄番 哲雄
• b) 個人情報管理責任者
  • 管理責任者名：山許 忍
  • 職名：部長
  • 所属部署：経営管理部
  • 連絡先：03-3234-0765
• c) 弊社の保有個人データの利用目的
  • ・営業業務
  • ・採用業務
  • ・年賀状などのご挨拶
  • ・人事業務（インハウス情報）

  なお、以下のいずれかに該当する場合、公表は差し控え致します。

  • (１) 利用目的を本人に通知し、または公表することによって本人若しくは第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • (２) 利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該当社の権利または正当な利益を害するおそれがある場合
  • (３) 国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
• d) 保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先

  個人情報に関する相談・苦情および開示等請求については、下記の窓口にご連絡ください。

  住所

  東京都千代田区神田神保町3-12-3 神保町スリービル3F

  会社

  株式会社国和システム

  部署名

  プライバシーマーク事務局

  電話

  0120-225-697

  Email

  info@kokuwa.co.jp
• e) 当社の加入する認定個人情報保護団体について

  当社の加入する認定個人情報保護団体はありません。

• f) 開示等の請求等に応じる手順
  • (１) 電話又はEmailにて、弊社が保有している個人情報についてのご相談・苦情および開示請求等についてお申し出ください。
  • (２)個人情報の開示等の請求は、原則文書をもって受け付けさせて頂きます。(１)でご連絡頂いた後に、改めて「個人情報に関する開示等請求書」を送付致します。
  • (３) 弊社からお送りします「個人情報に関する開示等請求書」に個人情報のご本人であることの確認のため、同一性確認のための必要最低限度の個人情報事項を記入頂きます。
  • (４) 本人確認として下記コピー１点を請求書と一緒にお送りください。
    • ・運転免許証
    • ・パスポート
    • ・健康保険証
    • ・その他ご請求者の氏名、住所、生年月日が確認出来るもの
  • (５) 代理人による申請の場合

    ご本人以外の代理人は、下記の方に限ります。

    • a) ご本人が委託した代理人
    • b) 未成年者の法定代理人
    • c) 成年被後見人の法定代理人

    代理人による申請の場合には、代理人の本人確認資料(４)の他に下記の提出が必要です。

    • a) ご本人が委託した代理人

      ・本人の印鑑証明書（コピー）及び本人の実印を押印した委任状

    • b) 未成年者の法定代理人

      ・法定代理権があることを確認するための書類（コピー）

      ▶本人の親権者の場合

      本人の戸籍抄本

      １通

      ▶本人の未成年後見人の場合

      本人の戸籍抄本

      １通

      ・未成年者の法定代理人本人であることを確認するための書類※本人確認書類と同様

    • c) 成年被後見人の法定代理人
      • ・後見開始審判書（コピー）
      • ・成年後被後見人の法定代理人本人であることを確認するための書類※本人確認書類と同様
  • (６) 手数料

    個人情報の開示等請求に応じる場合の手数料については実費のみとし、返信用封筒＋必要金額の切手を請求書類と同封ください。
    それ以外についてのご負担はございません。

• g) 保有個人データの安全管理のために講じた措置
  • (１) 基本方針の策定

    個人情報保護法および関係法令を遵守し、個人情報を適正に取扱うことについて「個人情報保護方針」（プライバシーポリシー）を策定し、公表しております。

  • (２)個人データの取扱いに係る規律の整備

    「個人情報保護方針」に基づき、個人情報の取扱いに係る基本事項を定めた規定を策定し、個人データの安全管理のために講じるべき必要かつ適切な措置について定めています。

  • (３)組織的安全管理措置

    個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確にし、法や取扱規程への違反又は兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しています。また、個人データの取扱い状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部門や外部の者による内部監査を定期的に実施しています。

  • (４) 人的安全管理措置

    個人データの取扱いに関して、従業者に定期的な研修を実施しています。また、個人データについて、従業者とは入社時および退職時に機密保持契約書を締結しています。

  • (５) 物理的安全管理措置

    個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止しています。また、個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。

  • (６)技術的安全措置

    アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。また、個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。