スポーツ大会エントリー事務局においての効率化を実現

自治体主催のスポーツ大会を企画・運営する代理店様より年間20～30回にわたって開催される大会の事務局運営についてご相談をいただきました。

イベントの企画や参加者情報の管理・運用を社内で実施されておりましたが、複数のイベントを同時に進行している状態のため、人員が足りず、品質の維持が課題になっていました。

そこで、

・イベントにおける申込受付や参加者の情報管理、問合せ対応等の事務局運営
・参加者の口座情報や入金情報のデータ化

双方にノウハウがある当社にご相談をいただきました。

▶複数イベントの企画、管理、運営の同時進行により常に人員が足りていない

▶参加者の口座情報や入金情報のデータ化において、誤入力を改善させたい

▶運営コストを抑えたい

スポーツ大会共通のレギュレーションを取り決め、効率化を実現

代理店様が受託されているイベントの事務局対応をすべて当社にて一括で対応させていただきました。

上記の通り、申込受付、参加証発送、DM発送、問合せ対応といった企画及び当日の運営以外の業務を当社にて一括管理しました。更に、各イベントの中で共通する申し込み受付や問合せ対応などの業務を統合することで、複数のイベントの一部業務を集約しました。

また、参加者情報の入力対応においては、専門スタッフによるエントリー＆ベリファイ方式を活用した入力方法を利用し、高品質かつ短納期でのデータ情報処理を実現しました。

複数のイベント事務局をまとめて受託することで10％のコスト削減に成功

上記の通り事務局運営を一括して当社が管理したことで、クライアント側では企画立案に集中できる環境が整い、安定的にイベントを開催することができるようになりました。

また、複数のイベント事務局を年間を通してまとめて受託することで、業務の集約・共通化により運営効率が向上し、従来のコストから10％削減することができました。