請求書自動作成ツールにより事務処理を効率化

BPO事業を展開している企業様より、電話代行（一次受付）業務における請求作業についてご相談をいただきました。

毎月多数の利用先企業に対してそれぞれ請求書を作成する必要がありましたが、その作業に約3営業日かかっており、業務の簡略化・効率化を図るため、

・業務効率化ツールの作成

の実績がある当社にご相談をいただきました。

▶1社ごとに着信情報をコールセンターシステム（CTIシステム）から集計・加工して請求書を作成しているため、作成に3営業日程かかり、非効率である。

VBAを利用した自動作成ツールを提供

まず、当社技術者が実際に現場に常駐させていただき、業務の一連の流れをはじめ、システムの内容や出力できるデータ等を分析し、それをもとにVBAを使用した請求書自動作成ツールをご提案いたしました。

イラストのように、CTIシステムから出力したCSVファイルと、データ加工に必要な複数の参照用Excelファイルをツールにインポートすることで、自動でデータの加工や集計を行い、取引先ごとの請求書をExcel形式で出力するツールを作成いたしました。

3日間→10分に！請求処理の時間を大幅に削減

上記の施策により、これまで3営業日かかっていた毎月の請求処理を、わずか10分に短縮させることに成功いたしました。

そのうえ、手作業で行っていた処理を自動化することで、宛先や請求件数の誤りといった誤請求のリスク低減も図ることができました。