自治体給付金支給事業における事務局業務委託

自治体様より給付金事業にかかる事務局業務のご相談をいただきました。

低所得世帯を対象にした給付金事業において、閣議決定から実施までの期間が１カ月ほどしかなく、早急な立ち上げ準備と人員確保が必要だったため、

・多数の自治体に関する委託業務

の実績がある当社にご相談をいただきました。

▶今回の事務局開設にあたり、立ち上げまで時間がなく事務局専属担当の人員を確保する余裕がない

▶通常業務に加えての業務になるため、職員様の負担増加が避けられない

ノウハウとコア人材の力で迅速な事務局開設を実現

1ヵ月という短期間で立ち上げる必要があったため、自治体窓口業務の経験がある最小限のコアメンバーを招集したうえで、以下のようなスケジュールで準備を行い、無事申込受付の期日までに事務局の開設を完了しました。

実際の業務については、給付金事業における窓口受付業務、郵送受付業務、審査業務、問合せ対応や対象者への勧奨連絡まで一括管理させていただきました。

また、窓口業務で起こり得そうなトラブルやクレームの共有シートもマニュアル内に作成したうえで、再発防止策を現場の定例会で共有することにより、「書類上」だけではなく「現場」に活きた改善ループを実現しました。

“職員様の負担軽減”と”クレームゼロ”を実現

最終的に給付金振込以外のすべての業務を当社スタッフにて遂行し、職員様のお手を煩わせることなく業務を完了いたしました。

また、上記のクレーム対策に加え、「わかりやすさ」「安心感」「納得感」を意識した丁寧な対応を徹底したことで、クレームやトラブルの発生もなく、安定した住民サービスの提供を実現しました。