流通小売を展開されている企業様より、受発注管理に関連する業務のご相談をいただきました。
全国に展開する販売店からの商品に関する注文や問合せについて、各販売店が近隣の製造工場へ直接連絡を行なっていたため、工場ではその都度やり取りに追われる状態となり、大きな負担となっていました。
加えて、情報の連携がうまく取れておらず、管理も十分に出来ていなかったため、発注の見落としや商品の納入遅延などが発生しておりました。
そこで、当社から
・「販売店の注文の集約」と「問合せ対応」を担うコンタクトセンターの設置
をご提案をさせていただきました。
▶販売店からの発注について、「発注書フォーマットのバラつき」「必要情報の記入漏れ」「ルールから外れた日付指定」などが頻発しており、工場側の確認や注文管理に負担が掛かっている。
▶全国の販売店と各近隣工場が直接発注を行っているため、全体の注文情報をリアルタイムで把握できない。
▶販売店からの問合せも各工場と直接やり取りされるため、情報の蓄積や共有が難しい。
全国の販売店からの注文や問合せ対応などを一括管理
全国の販売店と工場の注文経路にコンタクトセンターを配置することをご提案し、全ての注文情報をコンタクトセンターで集約後、それぞれ近隣工場へ発注する体制を確立。販売店ごとの注文方法とフォーマットのバラつきを統一したほか、問合せ対応や、請求管理業務も同時に代行し、工場側の負担を軽減しました。
また、全国の販売店からの情報をコンタクトセンターに集約することで、注文情報をリアルタイムで把握し、問合せの内容もFAQとして共有をいたしました。
工場側の注文にかかる事務作業の負担を40％軽減
全国の販売店からの注文情報を当社のコンタクトセンターに集約することで、工場側の注文にかかる事務作業の負担を40％軽減しました。
さらに全国の注文データ・出荷状況・問合せ内容など一括管理した情報をクライアントへ共有することで、今後の販売計画等に活用いただけました。
