日用品メーカー様による新商品認知および使用価値の訴求を目的とした商品体験型キャンペーンの事務局実施にかかるご相談をいただきました。
本キャンペーンでは、一般的なキャンペーン事務局業務である「応募受付・抽選管理」「問い合わせ対応」の他に、「当選者によるレビュー投稿の発信確認」が必要でした。
また、賞品の特性上、配送のみで完結する形式ではなかったため、「当選者との受け取り日程調整業務」もあわせて発生していました。
通常のプレゼントキャンペーンにはない複合的な業務が発生しており、体制や運用ルールが整備されていない中での運営が課題となっていたため、キャンペーン事務局の構築・運用設計・管理までを一元的に担える当社へご相談いただきました。
▶ 応募管理からレビュー投稿確認まで複数工程が並行して発生する構造となっており、進捗状況の可視化および一元的な管理が困難だった。
▶ 賞品の受け取り方法が複数パターン存在し、それぞれ異なる日程調整および手配プロセスが必要であったため、当選連絡のタイミングと各種手配を連動させた精緻な期限管理が求められる構造であった。
▶ レビュー投稿の確認基準自体は存在していたものの、運用フローおよび管理指標として体系化されておらず、投稿完了判定が担当者の解釈に依存する運用となるリスクがある。
複合的な業務を“構造化”し、ミスなく回る運用へ再設計
本件では、「応募管理」「当選連絡」「賞品手配」「日程調整」「レビュー投稿確認」といった複数工程が並行して進行する構造となっており、特に日程調整業務については、受け取り方法ごとに異なる期日の制約があり、運用上のボトルネックとなっていました。
当社では、業務全体のプロセス分解および構造可視化を実施し、以下二軸で運用基盤の再設計を行いました。
① 受け取りパターン別「期日統制モデル」の設計
賞品の受け取り方法ごとに、当選後の対応フローおよび確定期限が異なる構造であったため、当選者単位で管理すべき条件を定義し工程管理を”ステータス管理型”からあらかじめ設定された「期限（期日・デッドライン）」を優先して計画や処理を進行させる“期日ドリブン型”へ転換しました。
さらに、当選者ごとの受け取り条件・進行ステータス・期限情報を統合管理するモニタリング台帳を整備し、期限超過の兆候を事前に把握できる管理基盤を構築しました。
これにより、複雑な日程調整業務を属人的判断から切り離し、再現性のあるオペレーションへと標準化しました。
② レビュー投稿確認業務の運用体系化
レビュー投稿の確認基準はクライアントにより定義されていましたが、それらを日々の確認業務および管理指標と整合的に運用するためのプロセス設計が求められていました。
そこで当社では、提示された確認基準をもとに、
- 一次確認用チェックリストの整備
- 投稿完了の定義明文化
- 管理ステータスとの紐づけ設計
- 報告指標（投稿完了率）への接続
を実施しました。
当社にて一次確認を行い、基準を満たした投稿のみを最終確認へと進める二段階フローを構築することで、確認精度の均質化およびクライアント確認負荷の軽減を実現しました。
