学術・研究支援事業を展開されている企業より、調査業務についてご相談をいただきました。
この調査では、案件ごとに異なる関係各所との調整や調査票の発送・管理、進行確認など煩雑な業務が多く発生し、人手を要するため、派遣スタッフやアルバイトも活用しながら業務運営を行っていました。
該当の調査票には個人情報も含まれているほか、特性上複数の確認工程が必要となり、作業負荷が増大。社内で対応されてましたが、管理工数や残業時間が増加し、本来注力すべきクライアント対応や企画業務へ影響が出ている状況でした。
▶ 案件ごとに関係各所との調整や発送管理が発生し、確認工程も多いことから、調査運営にかかる業務負荷・残業時間が増加していた
▶ 派遣スタッフやアルバイトを活用していたものの、進行管理やチェック作業に工数がかかり、本来注力すべきクライアント対応や企画業務へ十分なリソースを割けない状況だった
調査事務局業務の一括受託による運用効率化
本件では、クライアント内で対応していた調査票の印刷・封入封緘、発送・回収、調査協力におけるノベルティ発送までの全工程を引き継ぎました。
既存フローを踏襲しながらも、プロセスマッピングおよび業務棚卸しを実施し、チェック工程や進行管理フローを再整理しました。運用が統一されたことで、作業者が判断に迷うことがなくなり、効率的な運用・対応品質の安定化を実現しました。
また、エンドクライアントへ納品する調査票ファイルには先方指定の名称設定が必要でしたが、名称設定作業に対して自動ツールを導入し、命名ルールの統一や人的ミスを抑制しました。結果的には納品までのリードタイムも短縮でき、期日までの納品はもちろんのこと、急な納品依頼にも柔軟に対応できるようになりました。
さらに、案件進行中も定期的に業務フローを確認し、作業効率化につながる提案もさせていただきました。
関連業務の負荷を80％削減→コア業務へ注力できる体制を実現
内製化していた事務局業務を一括で委託いただいたことにより、関連業務にかかる作業時間・残業時間を80％削減することができ、コア業務に集中できる体制へ移行することができました。
さらに、運用改善を継続的に行ったことで、調査対応のリードタイム短縮にもつながり、エンドクライアント満足度の向上にも貢献しました。
