EC受注代行で効率化！導入メリットと代行会社の選び方を徹底解説

EC事業の成長に伴い、日々の受注処理に追われていませんか？
注文確認、入金処理、配送手配、顧客対応など、受注業務は想像以上に時間と労力を消費します。その結果、本来注力すべきマーケティングや商品開発がおろそかになってしまうケースも少なくありません。

そこで注目されているのが「EC受注代行」です。これは単なる業務の外注ではなく、物流とセットで委託することで、受注から配送までワンストップで任せられるサービスです。しかし、「ノウハウが蓄積されない」「顧客の声が届きにくくなる」といったデメリットも存在するため、正しい知識を持って導入を検討することが重要です。

本記事では、EC受注代行の基本的な仕組みから、導入のメリット・デメリット、失敗しない選び方まで、実践的な情報をお届けします。効率化と売上拡大を同時に実現するための第一歩として、ぜひ参考にしてください。

 

※この記事は以下のような人におすすめ！※

通常業務と受注処理の両立で残業や作業負荷が増えている
繁忙期は対応が追いつかず、ミスやクレームが発生しやすい
本来注力したいマーケティングや商品開発に十分な時間を割けない

 

BPO導入ガイドや、委託先選定に便利なチェックシート配布中！

資料をお求めの方はこちら

 

 

EC受注代行とは？

EC受注代行とは、ECサイトやネットショップで発生する受注業務を専門企業が代わりに行うサービスです。注文の受付から商品の配送完了までの一連の業務を代行してもらうことで、EC事業者の負担が減り、本来のコア業務に集中できるようになります。

EC受注代行を利用することで、人手不足の解消や業務効率化、コスト削減といった効果が期待できるため、多くのEC事業者にとって重要な選択肢となっています。

 

EC受注代行が対応する主な業務範囲

EC受注代行には主に2つの業務領域があります。

1つ目は、注文を受けてから商品の発送手配までを行う受注処理業務です。
注文内容の確認や在庫管理、配送手配などを専門スタッフが正確かつスピーディに対応することで、リードタイム短縮と品質向上を実現します。

もう1つは、お客様からの問い合わせやクレームに対応するカスタマーサポート業務です。
商品に関する質問への回答や返品・交換対応、トラブル解決など、お客様一人ひとりに合わせた柔軟な対応が求められます。

多くのEC受注代行会社では、これらの業務を連携してセットで提供しています。

 

物流業務まで一括対応できるフルフィルメントサービス

近年、受注処理だけでなく物流業務まで一括で対応できる「フルフィルメントサービス」が注目されています。これは、商品が注文されてから顧客の手元に届くまでの全プロセス（入荷・検品、在庫管理、ピッキング、梱包、発送、顧客対応など）をワンストップで提供する仕組みです。このようなワンストップ型のサービスを利用することで、複数の業者との調整が不要となり、コスト削減や業務効率化が実現できます。また、EC運営に欠かせない商品の撮影（さつえい）・採寸（さいすん）・原稿作成（げんこうさくせい）といった「ささげ業務」も合わせて提供する企業も増えています。必要な業務をまとめて委託できるため、運営負担の軽減にもつながります。

 

EC受注代行を導入する4つのメリット

ここからは、代行サービス導入による具体的なメリットを4つご紹介します。これらのメリットを理解することで、自社での導入を検討される際の参考になれば幸いです。

① 人件費削減と採用・教育コストの大幅カット

自社で受注スタッフを雇用する場合、給与に加えて様々な関連費用が発生しますが、代行サービスなら受注件数に応じた料金のみで済み、注文がない時期のコスト負担もないため、受注業務担当者の人件費や新規採用に伴うコストを大幅に削減できます。

② 注文数に左右されない安定した受注処理を実現

自社対応の場合、セールや繁忙期などにより注文数が突発的に増加するがありますが、繁忙期対応のノウハウをもつ代行会社であれば、十分な人員体制と安定した受注処理を維持できるため、円滑な処理体制を実現できます。

③ 本来のコア業務にリソースを集約

受注業務を代行会社に任せることで、社内リソースをマーケティング企画や商品開発などのコア業務に集中できます。これまで受注処理に費やしていた時間をコア業務に充てられるため、売上拡大と事業成長を加速できます。特に少人数で運営している中小企業にとって、このリソース配分の最適化は大きな競争力向上につながります。

④ 電話・FAX注文など多様な顧客ニーズへの対応強化

多くの代行会社では、Web注文だけでなく電話やメール、はがきやFAXによる申込書にも対応しています。特にシニア層をターゲットとする商品では、はがきや電話注文のニーズが高くなる傾向があります。専門のコールセンターを持つ代行会社なら幅広い顧客層にも柔軟に対応できます。また、多様な注文チャネルを提供することで機会損失を防ぎ、売上拡大も期待できるでしょう。

このように、EC受注代行を導入することによって「業務効率化」「コスト削減」「顧客満足度の向上」などの同時実現が期待できます。

 

今すぐEC受注代行について聞きたい方はお問合せフォームへどうぞ。

今すぐお問合せ

 

EC受注代行を導入すべきタイミングの見極め方

EC受注代行の導入を検討している企業にとって、導入が早すぎると業務量や運用ルールがまだ固まっておらず、外注してもコストに見合う効率化効果が出にくいため費用対効果が低く、遅すぎると機会損失や業務の混乱を招く可能性があります。ここでは、導入を決断すべき具体的なタイミングとその判断基準の一例をご紹介します。

受注業務が本来の業務を圧迫し始めたとき

受注業務に1日の業務時間の半分以上を費やしている状況や、受注処理が社内規定よりも遅延している状態が頻発している場合が目安となります。
また、通常期（平常期）は問題なく、セールなどの繁忙期のみ業務が圧迫している場合は、短期的な利用も可能な代行会社を選ぶことで、ピーク時の業務負荷を効果的に分散できます。

そのほか、受注業務に追われて新商品の企画や販促施策の検討が後回しになっている場合も、代行導入を検討すべきタイミングです。これらの兆候が見られたら、業務効率化のために代行サービスの活用を真剣に検討し始める時期でしょう。

受注業務スタッフの採用を検討し始めたとき

受注業務の増加に伴いスタッフの採用を検討し始めたタイミングは、代行サービス導入の絶好の機会です。人材採用には求人広告費や人材紹介料として数十万円のコストがかかり、採用の成功も保証されません。

代行サービスなら採用リスクを回避しつつ、即座に専門的なサービスを導入できます。また、料金体系が従量課金型の場合は、将来的に注文数が減少した場合でもコストを最適化できるため、人材採用よりもリスクの少ない選択肢となります。

 

EC受注代行会社の料金体系

EC受注代行会社の料金体系は、主に「月額固定型」と「従量課金型」の2つに分けられます。それぞれに特徴があり、自社の売上規模や受注件数によって最適な選択肢が異なります。代行会社を選ぶ際は、料金体系の違いを理解して、自社の事業規模に合ったプランを選択することが重要です。

月額固定型は、受注件数に関係なく毎月一定額を支払う料金体系です。平均受注件数や商品タイプによって月額料金が設定されるケースが多く、カスタマーサポートなど、どこまでの業務を任せるかによっても異なります。毎月の費用が一定のため予算管理がしやすく、受注件数の多い企業にとってはコストパフォーマンスが良い選択肢です。ただし、受注件数が少ない月でも固定費が発生するため、売上が安定していないEC事業者には負担が大きくなる可能性があります。

それに対して従量課金型は、処理件数に応じて料金が変動する料金体系です。1件あたりで料金が設定されており、処理件数が多いほど1件あたりの料金が割安になる傾向があります。受注件数が少ない月は費用負担も軽くなるため、スタートアップや受注が不安定なEC事業者に適していますが、受注増加と共に代行費用も増加する点には注意する必要があります。また、カスタマーサポートも含む場合は、別途費用が発生することが一般的です。カスタマーサポート部分も委託を検討している場合は、その分の費用についても考慮するようにしましょう。

自社に最適な料金プランの選び方

では、具体的にどういう基準で料金プランを検討すればよいのでしょうか。選択の判断基準は、「自社の売上規模」と「受注件数の安定性」です。
月々の売上が安定している企業には月額固定型が、売上変動が大きい企業には従量課金型が適していると言えるでしょう。そのほかにも、月額固定型を利用すると処理件数が少なくても費用がかかり、従量課金型だと処理件数が予想を超えた場合に予算が膨らんでしまう…という場合を考慮し、複合型プラン（月額固定＋従量課金型）を採用する代行会社も増えてきています。

複合型なら、「最低限の固定費で安定した運用体制を維持」しつつ、「従量課金型で実績に見合ったコストを支払う」ことになるため、費用対効果を納得感ある形でコントロールできます。

導入前には複数社から見積もりを取り、料金だけでなくサービス内容も比較検討することで、最適なパートナーを見つけましょう。

 

自社にあった料金体系のご相談はこちらから！

今すぐお問合せ

 

導入する前に知っておくべきデメリットと対策

EC受注代行には多くのメリットがある一方で、導入前に理解しておくべきデメリットも存在します。これらのデメリットを事前に把握し、適切な対策を講じることで、代行サービスを効果的に活用できます。ここでは考えられるデメリットと実効性のある対処法をご紹介します。

社内にノウハウが蓄積されないリスクと対処法

受注業務を完全に外部委託してしまうと、社内に業務ノウハウが蓄積されません。将来的に内製化を検討している場合や、代行会社への依存度を下げたい場合には課題となる可能性があります。

対処法として、代行会社との定期的な業務レビューに加え、業務マニュアルや処理フロー図といったドキュメントを共同で作成・更新し、常に自社で最新版を保有できるスキームを整えることが重要です。これにより業務のブラックボックス化を防ぎ、将来の内製化や業者変更に備えることができます。また、一部業務は社内で継続して行い、段階的に代行範囲を調整する方法も効果的です。

顧客の声を取りこぼさないための解決策

カスタマーサポートを代行する場合、お客様から寄せられる意見や要望は代行会社に集約されます。近年は、対応データの分析や改善提案まで行う企業も増えており、顧客の声を体系的に活用できる点は大きなメリットです。
一方で、自社がその情報を十分に把握できないと、意思決定に反映しづらくなる可能性があります。そのため、問い合わせ内容の連携方法や、分析レポートの共有頻度などを事前に取り決めておくことが重要です。月次報告や定例ミーティングを通じて、顧客ニーズを継続的に把握しましょう。

情報漏洩リスクとそれを最小限に抑える方法

受注代行では顧客の個人情報や自社の売上データなど、機密性の高い情報を外部に委託するため、常に情報セキュリティに関するリスクに晒されます。そのため、代行会社のセキュリティ認証を確認することがリスク回避（軽減）のために重要です。
代表的な認証には「プライバシーマーク（Pマーク）」と「ISMS（ISO27001）」があります。個人情報保護に特化した国内規格であるPマークに対し、ISMSは個人情報を含む全ての情報資産を対象とする国際規格であり、自社が扱う情報の範囲やリスク、取引先の要件などを踏まえ、認証取得企業を選択するのか検討しましょう。また、秘密保持契約の締結や定期的なセキュリティ監査の実施を求めることも、情報漏洩リスクを最小限に抑える対策のひとつと言えます。
なお、Pマークの取得企業については、「Pマーク付与事業者検索（https://entity-search.jipdec.or.jp/pmark）」から確認が可能です。

 

EC受注代行会社を選ぶ重要な3つのポイント

EC受注代行会社を選ぶ際は、料金の安さだけで判断するのではなく、自社のニーズに合った総合的なサービス品質を評価することが重要です。ここでは、代行会社選定で重視すべき3つのポイントをご紹介します。適切な代行会社を選択することで、業務効率化と顧客満足度向上を同時に実現できるでしょう。

① 対応可能な業務範囲が自社のニーズにマッチングしているか確認する

代行会社によって対応できる業務範囲は大きく異なります。まず自社の委託したい業務を明確にし、その要件を満たす代行会社を複数候補として選定し、詳細な比較検討を行いましょう。

＜見落としがちな検討項目＞
　・注文～発送の一連業務を依頼できるのはもちろん、必要な範囲だけ部分的に委託することも可能か
　・カスタマーサポートや返品対応などの付帯業務もあわせて対応可能か
　・将来的に必要になる可能性のあるサービスの提供があるか　
　　（例）定期購入・サブスク管理、ギフトラッピング・季節イベント対応、海外発送対応・越境ECサポートなど

② 取扱い商材と業務実績を確認し、安心して任せられる委託先を選ぶ

代行会社の取扱商材の適合性と実績を確認することは重要な選定基準です。
特に食品ECの場合は冷蔵・冷凍倉庫を保有している会社、サプリメントや健康食品の場合は消費期限管理を徹底できる会社を選ぶ必要があります。年間処理件数や継続率、同業界での導入実績を確認し、自社の商材ジャンルに適した専門性を持つ代行会社を選択することで、トラブルを未然に防ぐことができます。

③ セキュリティ対策と情報管理体制をチェックする

受注代行の課題としても紹介しましたが、顧客の個人情報や売上データなど機密性の高い情報を扱うため、セキュリティ対策の確認は必須です。以下の項目をチェックしましょう。

・プライバシーマーク（Pマーク）の取得状況
・ISMS認証（ISO27001）の取得状況
・秘密保持契約の内容と範囲
・データ暗号化やアクセス制限などの技術的対策
・定期的なセキュリティ監査の実施状況

信頼できる情報管理体制を持つ代行会社を選ぶことで、情報漏洩リスクを最小限に抑えられます。

 

まとめ：EC受注代行で業務効率化と売上拡大を同時に実現しよう

EC受注代行は、人件費削減と業務効率化を同時に実現できる有効なソリューションです。受注処理から梱包・発送まで一括対応できる代行会社なら、複数業者との調整が不要になり、コスト削減と業務効率化を同時に実現できます。受注業務がコア業務を圧迫し始めたら、導入を検討するタイミングかもしれません。EC受注代行の活用により、マーケティングや商品開発といった売上拡大に直結する業務に集中し、事業成長を加速させていきましょう。

最後に、国和システムのEC受注代行業務の特徴は以下の通りです。

・注文受付から発送業務まで一貫して対応可能
・常温・冷凍・冷蔵商品発送も可能（※一部提携会社を利用）
・コンタクトセンターの実績も豊富で、ノウハウを活かした丁寧な対応をお約束
・Pマーク/ISMS取得済みで、個人情報管理も安心
・お客様の状況に合わせた料金体系（月額固定・従量課金・複合型）が可能

些細な課題やお悩みからでも構いませんので、是非一度ご連絡ください。

 

BPO業務に関するお問合せは、お気軽にどうぞ。

今すぐお問合せ

資料をお求めの方はこちら

 

▼こちらの記事も参考にご覧ください